10 stappen in het wervingsproces van de overheid
Wat kunt u verwachten nadat uw sollicitatie bij de overheid is ingediend?
••• Stewart Sutton/Getty Images
Zodra u uw sollicitatie aan een overheidsinstantie, heb je een proces op gang gebracht dat grotendeels buiten je controle ligt en bijna altijd onzichtbaar voor jou als buitenstaander. Overheidsorganisaties zijn bij de behandeling van sollicitaties gebonden aan wet- en regelgeving, zodat alle sollicitanten een eerlijke kans krijgen op de baan.
Sommige sollicitatiesystemen, zoals die van de Amerikaanse regering VSVacatures , hebben functionaliteit ingebouwd in het systeem, waarmee sollicitanten kunnen zien hoe hun sollicitaties vorderen in de wervingsprocessen van de organisatie. Deze online functionaliteit vermindert het aantal telefoontjes en e-mails die de personeelsafdeling ontvangt, omdat sollicitanten binnen enkele minuten kritieke informatie voor zichzelf kunnen opzoeken.
Hieronder worden de basisprocessen beschreven die personeel van personeelszaken volgen bij het aannemen van een baan bij de overheid. Het wervingsproces kan lang duren en er kan contact met u worden opgenomen door zowel een HR-professional als de personeelsmanager of supervisor. Als gevolg hiervan kunnen er wat heen en weer zijn als ze in je geïnteresseerd zijn.
1. Berichten sluiten
Nadat u uw aanvraag heeft ingediend, moet u wachten op de vacature voor u sluiten een reactie horen . Wanneer overheidsinstanties vacatures plaatsen, hebben ze bijna altijd een sollicitatiedeadline. Ze doen dit zodat ze kunnen beheren hoeveel sollicitaties ze ontvangen en zodat ze verder kunnen met het wervingsproces zonder extra sollicitanten toe te voegen gedurende het hele proces.
In het belang van de eerlijkheid hebben personeelsafdelingen hou je aan sluitingsdata en laat managers geen late aanvragen in overweging nemen, tenzij alle late aanvragen worden geaccepteerd. Er is geen goede reden om de ene late sollicitatie wel en de andere niet te accepteren als beide sollicitanten sollicitaties indienen die voldoen aan de minimumvereisten die op de vacature staan vermeld.
2. Aanvragen worden gescreend
Zodra de personeelsafdeling weet dat ze alle sollicitaties hebben die de organisatie in overweging zal nemen, lezen ze elke sollicitatie om er zeker van te zijn dat elke kandidaat voldoet aan de minimumvereisten die in de vacature staan vermeld. Als in de vacature bijvoorbeeld staat dat de nieuwe medewerker een bachelordiploma moet hebben, personeelsspecialist zal alle aanvragen waarbij de aanvrager niet aantoont dat hij een bachelordiploma heeft behaald, uit overweging nemen. Daarom is het belangrijk dat aanvragers ervoor zorgen dat ze duidelijk aangeven hoe ze voldoen aan de kennis, vaardigheden en capaciteiten nodig voor de baan.
3. Lijst met finalisten is samengesteld
Nadat alle aanvragen zijn gescreend op de minimumeisen, wordt de afdeling personeelszaken en de personeelsmanager werk samen om een korte lijst finalisten die ze willen interviewen. Omwille van de billijkheid zijn de beslissingen gebaseerd op de informatie die in de aanvragen is opgenomen. Afhankelijk van de afdeling waarvoor u solliciteert, moet u niet verbaasd zijn als u wordt benaderd door personeelszaken die om referenties of aanvullende informatie vragen, waaronder het schrijven van voorbeelden of essays.
4. Interviews zijn gepland
De personeelsafdeling of de personeelsmanager belt sollicitanten die een sollicitatiegesprek hebben verdiend. Als een sollicitant ervoor kiest om zich uit het proces terug te trekken, kan de organisatie besluiten om ofwel de eerstvolgende meest gekwalificeerde kandidaat te interviewen die in eerste instantie geen sollicitatiegesprek heeft verdiend, ofwel het proces voort te zetten met één finalist minder. De beslissing hangt grotendeels af van hoe dicht de volgende meest gekwalificeerde kandidaat was om gekozen te worden voor de oorspronkelijke groep finalisten.
Als u wordt benaderd voor een interview, kunt u persoonlijk of telefonisch worden geïnterviewd. Sommige openstaande vacatures ontvangen veel sollicitaties van gekwalificeerde kandidaten. Als gevolg hiervan zijn telefonische interviews nodig om sollicitanten verder te screenen.
5. Er worden noodzakelijke achtergrond- en referentiecontroles uitgevoerd
Op dit punt in het proces voeren veel organisaties achtergrond- en referentie checks . Het heeft geen zin om deze controles op alle sollicitanten uit te voeren, zowel vanuit het oogpunt van kosten als personeelstijd. Zodra de finalisten zijn geselecteerd, kunnen de controles worden uitgevoerd op de kleine groep. Het voordeel van het uitvoeren van de controles op dit moment is dat er geen extra vertraging is als de gekozen finalist de jobaanbieding afwijst. Sommige organisaties wachten tot ze klaar zijn om een baan aan te bieden totdat ze de controles uitvoeren, zodat ze niet de kosten maken voor het uitvoeren van controles op personen die ze niet aannemen.
6. Er worden interviews afgenomen
Groepen finalisten zijn meestal samengesteld uit drie tot vijf personen. Het aantal finalisten dat wordt geïnterviewd en hoeveel mensen de Sollicitatiegesprekken bepaalt grotendeels hoe lang de sollicitatieproces zal nemen. Als er slechts een handvol finalisten zijn die geïnterviewd moeten worden, kan het proces slechts een week duren om alle interviews af te nemen. Als er echter veel finalisten en interviewers zijn, zal het proces waarschijnlijk veel langer duren.
7. Nieuwe aanwerving is geselecteerd
Nadat de interviews zijn afgenomen, de interviewer of de interviewpaneel beslist welke finalist de jobaanbieding zal ontvangen, evenals de rangorde van de andere finalisten in het geval de gekozen finalist de jobaanbieding afwijst.
8. Jobaanbieding wordt verlengd
Een baanaanbieding wordt uitgebreid naar de gekozen finalist, wat meestal mondeling wordt gedaan, zodat de onderhandelingen over salaris en startdatum kunnen beginnen. Een brief waarin wordt gedocumenteerd wat de personeelsmanager en de gekozen finalist hebben afgesproken, wordt naar de gekozen finalist gestuurd om te accepteren.
9. Jobaanbieding wordt geaccepteerd
Een gekozen finalist erkent formeel de vacature mondeling of schriftelijk. De organisatie begint met het papierwerk dat nodig is om de gekozen finalist op de afgesproken startdatum in dienst te nemen.
Houd er rekening mee dat sommige overheidsdiensten aanvullende beveiligingsvereisten hebben, wat resulteert in een wachttijd voordat u de juiste veiligheidsmachtiging ontvangt. Bijvoorbeeld, in het Department of Homeland Security, de proces voor veiligheidsmachtiging kan tussen de twee weken tot een jaar duren, maar duurt meestal ongeveer drie maanden.
10. Kandidaten die niet zijn geselecteerd, worden op de hoogte gebracht
Zodra de organisatie en de gekozen finalist overeenstemming hebben bereikt over de arbeidsvoorwaarden, laat de organisatie alle andere sollicitanten weten dat de functie is ingevuld. Er zijn echter enkele afdelingen die sollicitanten niet op de hoogte stellen van een vervulde functie.
Sommige organisaties kiezen ervoor om alleen kandidaten op de hoogte te stellen die worden geïnterviewd, maar de meeste organisaties die deze praktijk volgen, vermelden hun beleid in hun vacatures of op hun webpagina die het sollicitatieproces en informatie voor werkzoekenden bevat.