Personeelszaken

Het belang van documentatie in Human Resources

Documentatie zal u goed van pas komen, juridisch en ethisch

U moet documentatie over de prestaties van werknemers zo dicht mogelijk bij het incident maken, zodat de documentatie nauwkeurig is.

••• annebaek / Getty Images

InhoudsopgaveUitbreidenInhoudsopgave

Documentatie is de schriftelijke en bewaarde registratie van het dossier van een werknemer werkgelegenheid evenementen. Deze gegevens bestaan ​​uit door de overheid en wettelijk verplichte elementen, documenten die vereist zijn door het bedrijfsbeleid en -praktijken, documenten die worden gesuggereerd door de beste praktijken op het gebied van personeelszaken, en formele en informele gegevens over arbeidsgebeurtenissen.

Documentatie over een arbeidsrecord

De documentatie van een werknemer is een schriftelijk verslag van zijn of haar acties, discussies, prestatie coaching incidenten, getuige zijn van beleidsschendingen, disciplinaire maatregelen, positieve bijdragen, beloning en erkenning, onderzoeken, het niet behalen van vereisten en doelen, prestatie-evaluatie , en meer.

Beschouw arbeidsdocumentatie als uw geschiedenis van de relatie van een werknemer met uw organisatie - ten goede en ten kwade.

Door deze gegevens bij te houden, kunnen de werkgever en werknemer een geschreven geschiedenis bewaren van de gebeurtenissen en discussies die rond een specifieke gebeurtenis hebben plaatsgevonden. Documentatie van de arbeidsrelatie biedt een schriftelijke vastlegging die nodig kan zijn om dergelijke acties als werknemer te ondersteunen Promotie , medewerker loonsverhogingen , en disciplinaire maatregelen -met inbegrip van beëindiging dienstverband .

Documentatie over werknemers, indien nodig, is over het algemeen zowel positief als negatief. Het is feitelijk, niet veroordelend. Het beschrijft gebeurtenissen zoals ze zich voordoen, niet gebaseerd op de meningen en gedachten van de toeschouwer over de gebeurtenis. De documentatie beschrijft ook de acties die werden ondernomen in opmerkelijke gevallen, zoals het verlenen van formele erkenning door werknemers of het nemen van disciplinaire maatregelen.

Onthoud dat u documentatie zo dicht mogelijk bij het moment van het incident moet maken, zodat de records tijdig, gedetailleerd en nauwkeurig zijn.

In een juridische procedure is documentatie over eerdere prestaties van een werknemer vaak van cruciaal belang voor de uitkomst die de werkgever van het evenement ervaart. Het doel is om een ​​eerlijk beeld te schetsen van het functioneren van de werknemer zonder zich puur op de negatieve gebeurtenissen te concentreren.

Soorten documentatie

Beleid, procedures, de Werknemers handboek , en prestatie-ontwikkelingsplannen zijn ook vormen van documentatie die vastleggen verwacht gedrag van de werknemer en werkplekvereisten om een ​​ordelijke, eerlijke werkplek te behouden waarin werknemers weten wat er van hen wordt verwacht.

Documenten zijn ook de schriftelijke verklaringen van de beschuldigde, de aanklager en getuigen van vijandige gebeurtenissen op de werkplek waarbij sprake is van wangedrag van werknemers, zoals sexuele intimidatie of een andere ernstige overtreding.

Deze documentatie bevat ook permanente gegevens, zoals de ondertekende sollicitatie, geschreven Werkgeversreferenties , sollicitatiematerialen zoals cv's en sollicitatiebrieven, en achtergrondcontroles. Afgezien van de personeelsdossier van de werknemer , ander papierwerk zoals de I-9-formulier (die verifieert of de werknemer in aanmerking komt om in de VS te werken) wordt ook bijgehouden, evenals medische dossiers, FMLA-records , enzovoorts.

Documentatie kan ook informeel zijn, zoals in het verslag van een manager van zijn of haar gesprekken met een werknemer in de loop van een jaar. Het is belangrijk dat managers deze documentatie bij al hun rapporterende medewerkers bij te houden. Geen enkele werknemer mag worden uitgekozen vanwege de prestaties voor het documenteren. Dit anders behandelen van de ene werknemer dan de anderen zou op een later tijdstip als discriminatie kunnen worden opgevat.

Documentatie kan formeel zijn en worden bewaard in het dossier van de werknemer personeelsdossier . Van medewerkers wordt verwacht dat ze deze documentatie ondertekenen om te bevestigen dat ze een kopie hebben ontvangen en de inhoud in zijn geheel hebben bekeken. De handtekening van de werknemer betekent niet akkoord te gaan met de verklaringen in de documentatie.

Gebruik van documentatie

Documentatie van kritieke incidenten, zowel positief als negatief, wordt ook aanbevolen, zodat managers een overzicht hebben van de prestaties van werknemers over een bepaalde periode.

Organisaties kunnen de documentatie die ze bewaren op andere manieren gebruiken. Dit kunnen procedures, werkinstructies en computersoftware-instructies zijn om er maar een paar te noemen, maar voor doeleinden van de human resources-functie zijn dit de gebruikelijke toepassingen van documentatie. De volgende sectie geeft instructies over hoe te documenteren op gepaste wijze .

Voorbeelden van prestatiedocumentatie

Met documentatie over de prestaties van een medewerker kunt u: discipline , beëindigen , of eerlijk promoten, belonen en herken medewerkers. Zonder documentatie is het moeilijk en mogelijk riskant voor de werkgever om een ​​van deze acties te verdedigen.

De werkgever moet eventuele beschuldigingen over de discriminerende behandeling van werknemers . Afgezien van alle wettigheid willen goede werkgevers een werkomgeving creëren die eerlijk en consistent is en de doelen en carrièreplannen van werknemers ondersteunt.

Deze omgeving wordt ondersteund door de professionele documentatie van de manager over de prestaties van de werknemers, zowel lovend gedrag als acties die moeten worden gecorrigeerd of verbeterd. Hoe deze te documenteren werd eerder in detail besproken. De volgende situaties geven u meer voorbeelden van geschikte documentatie.

Te laat komen en ziekteverzuim documenteren

Mis:

Mark komt meestal te laat op zijn werk. Mark mist te veel werk.

Rechts:

1 april: Mark meldde zich ziek en miste acht uur op het werk.

4 april: Mark arriveerde om 10.00 uur op zijn werk, twee uur te laat vanaf zijn geplande starttijd.

6 april: Mark maakte een afspraak met de dokter en bleef daarna thuis om een ​​nieuwe oven te laten installeren.

12 april: Mark meldde zich ziek en miste acht uur op het werk.

Prestaties documenteren

Mis:

Maria is onbetrouwbaar. Ze doet bijna nooit wat ze beloofde te doen.

Rechts:

2 mei: Mary beloofde dat de eerste versie van het productvoorstel beschikbaar zou zijn voor beoordeling tijdens de wekelijkse vergadering van vandaag. Mary heeft niet zoals verwacht een conceptdocument opgesteld. Ze zei dat ze het te druk had gehad en dat de mensen wiens hulp ze nodig had niet bij haar terugkwamen.

De manager antwoordde: Welke hulp had je nodig? Informatie? Wie heeft u niet teruggebeld en wat had u van hen nodig?

Carl en Michael moesten Mary op de hoogte houden van hun vorderingen.

Wat maakt je zo druk dat je geen tijd had om je toezegging na te komen? Doet te veel verplichtingen met beperkte uren om ze na te komen.

Wat kan ik doen om je te helpen?

Wanneer stelt u het conceptdocument ter inzage?

Tot slot

Deze voorbeelden geven een overzicht van hoe effectieve documentatie eruitziet versus documentatie die onjuist is geschreven. Volg dit advies om beleid, prestaties en gebeurtenissen op uw werkplek effectief en legaal te documenteren.

Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd is voor nauwkeurigheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en ​ arbeidsrecht en regelgeving verschilt van staat tot staat en van land tot land. Alsjeblieft juridische hulp zoeken , of hulp van staats-, federale of internationale overheidsinstanties, om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.