Baan Zoeken

Belangrijke tijdmanagementvaardigheden voor succes op de werkplek

Man aan het werk met kalender

•••

PM-afbeeldingen / De beeldbank / Getty Images

InhoudsopgaveUitbreidenInhoudsopgave

Wat zijn timemanagementvaardigheden en waarom zijn ze belangrijk op de werkvloer? Werknemers die hun tijd goed beheren, zijn productiever, efficiënter en halen sneller deadlines. Ze concentreren zich op de belangrijkste en tijdgevoelige taken en beperken de hoeveelheid tijd die wordt verspild aan niet-essentiële taken.

Tijdmanagementvaardigheden, net als andere zachte vaardigheden , zoals organisatievaardigheden , zijn zeer gewild. Werkgevers beoordelen uw vermogen om uw tijd te beheren en de effectiviteit van uw team om afdelingsdoelstellingen te bereiken.

Leer meer over tijdmanagementvaardigheden, begrijp waarom ze waardevol zijn op de werkplek, bekijk de verschillende soorten tijdmanagementvaardigheden en bekijk voorbeelden van hoe ze op het werk worden gebruikt.

Wat zijn timemanagementvaardigheden?

Timemanagement omvat zowel het managen van je eigen tijd als die van anderen. Tijdsbeheer betekent efficiënt werken en werkgevers in elke branche zoeken naar personeel dat de beschikbare tijd op het werk optimaal kan benutten. Tijdsbesparing bespaart de organisatie geld en verhoogt de omzet.

Effectief tijdbeheer vereist dat medewerkers hun werklast analyseren, prioriteiten toewijzen en zich blijven concentreren op productieve inspanningen.

Werknemers die uitstekende tijdmanagers zijn, kunnen afleiding elimineren en de steun van collega's inroepen om hun doelen te bereiken.

Soorten tijdmanagementvaardigheden

Tijdmanagementvaardigheden

De balans

Prioriteiten stellen

Het is misschien onmogelijk om elke taak die van u wordt verwacht, uit te voeren. Misschien wil je ook alles tegelijk doen. Maar u moet prioriteiten stellen, zodat u de belangrijkste taken in een logische volgorde kunt uitvoeren. Houd bij het toekennen van prioriteit rekening met factoren zoals wanneer elke taak moet worden uitgevoerd, hoe lang het kan duren, hoe belangrijk het kan zijn voor anderen in de organisatie, wat er kan gebeuren als een taak niet wordt uitgevoerd en of een taak kan worden onderbroken door knelpunten in het proces.

  • Toewijzing
  • Verwachtingen managen
  • Afvalpreventie
  • Prioriteren van verzoeken en verzoeken
  • Hoogwaardige activiteiten (HVA's)
  • Functioneringsgesprekken
  • Doelen stellen

Het roosteren

Planning is belangrijk omdat sommige taken op specifieke tijden moeten worden gedaan. Planning heeft invloed op uw dag, uw week, uw maand en op de workflow van anderen. De meesten hebben specifieke tijden van de dag waarop ze meer of minder productief zijn als gevolg van het energieniveau en de eisen van de dag. Schema's kunnen ook een goede manier zijn om uitstelgedrag te voorkomen.

  • Planningssoftware
  • intentie
  • stiptheid
  • Bredere doelen opsplitsen in mijlpalen
  • Mijlpalen opdelen in projecten

Taak beheer

Takenlijsten (met de juiste prioriteit en geïntegreerd in uw planning) zijn een geweldige manier om te voorkomen dat u iets belangrijks vergeet. Ze zijn ook een geweldige manier om te voorkomen dat je de hele dag moet nadenken over alles wat je moet doen. Taken onthouden kost energie en nadenken over alles wat je de hele week moet doen, kan vermoeiend en overweldigend zijn. Splits alle noodzakelijke taken op in een lijst voor elke dag, en u hoeft zich er niet allemaal tegelijk zorgen over te maken. Pak je taken gewoon dag voor dag aan.

  • proactief
  • batchgewijs
  • Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse takenlijsten maken
  • Multitasking
  • Grondigheid
  • Organisatie
  • E-mailbeheer

Werklastbeheer

Het tempo van uw werk, ook al lijkt het misschien vreemd om een ​​vaardigheid te noemen, is een belangrijk tijdmanagementconcept. Hoewel het werken van lange dagen of het overslaan van pauzes soms de productiviteit op korte termijn kan verbeteren, zal uw latere uitputting ervoor zorgen dat uw algehele productiviteit daadwerkelijk daalt. Behalve in zeldzame noodgevallen, is het belangrijk om de verleiding te weerstaan ​​om te veel te werken. Neem de nodige pauzes en een verstandige stoptijd op in uw schema.

Het kennen en afdwingen van een optimale werkdruk voor jezelf zorgt voor consistentie in je prestaties en voorkomt burn-out. Werkgevers willen voor de lange termijn op je kunnen rekenen.

  • Procesmanagement
  • Assertiviteit
  • Afval elimineren
  • Pauzes nemen

Delegatie

Afhankelijk van het soort werk dat u doet, kunt u mogelijk sommige taken delegeren . Weten wat en wanneer te delegeren is een belangrijke vaardigheid. Sommige mensen verzetten zich tegen delegeren, ofwel omdat ze de controle willen behouden of omdat ze geld willen besparen door geen assistenten in te huren. Beide benaderingen schaden uiteindelijk de productiviteit en verhogen de kosten.

Onthoud echter dat als u ijverig aan timemanagement doet en nog steeds niet alles voor elkaar krijgt, u misschien te veel probeert te doen. Het is beter om te slagen in een paar taken dan te proberen en te falen bij veel.

  • Op zoek naar deskundige hulp
  • Vergaderingen modereren
  • Presentatie
  • Teamwerk
  • Leiderschap
  • Samenwerking
  • Motivatie

Meer tijdmanagementvaardigheden

Hier vindt u meer tijdbeheer voor cv's, sollicitatiebrieven, sollicitaties en sollicitatiegesprekken. De vereiste vaardigheden zijn afhankelijk van de baan waarvoor je solliciteert, dus bekijk ook onze lijst met vaardigheden per baan en type vaardigheid .

  • Auditing
  • Zelfzorg
  • Openheid
  • Productiviteitssoftware
  • Communicatie
  • Aanpassingsvermogen
  • Hoge stresstolerantie
  • Betrouwbaarheid
  • Aandacht voor detail
  • Deductieve redenering
  • Inductief redeneren
  • Kritisch denken
  • evalueren
  • Voortdurende verbetering
  • Risicomanagement
  • Probleemoplossen
  • Kwaliteitsverzekering
  • Project management
  • Conflicthantering
  • Inzicht
  • Nakoming
  • articuleren
  • Brainstormen
  • efficiëntie
  • Zorgvuldigheid
  • Probleemgevoeligheid

Voorbeelden van tijdmanagement op de werkplek

Deze lijst geeft voorbeelden van effectief tijdmanagement op het werk.

A - E

  • Plannen aanpassen aan veranderende omstandigheden.
  • Tijd vrijmaken voor specifieke taken.
  • Processen analyseren en de eenvoudigste manier selecteren om een ​​taak uit te voeren.
  • Hulp vragen als je overweldigd wordt door eisen.
  • Assertiviteit om nee te zeggen tegen ongepaste eisen die afleiden van centrale taken.
  • Meer complexe taken aanvallen als je de hoogste energie en de scherpste concentraties hebt.
  • Controleren hoe de tijd wordt besteed.
  • Vermijd buitensporige praatjes met collega's.
  • Uitstelgedrag vermijden; handelen in plaats van zich zorgen te maken.
  • Bredere doelen in kleinere delen opsplitsen en stap voor stap focussen.
  • Projecten opdelen in behapbare delen.
  • Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse takenlijsten maken.
  • Planningen maken.
  • Het delegeren van meer routinematige taken aan lager personeel.
  • Goed eten om energie te behouden.
  • Tijdverspilling elimineren.
  • In de vrije tijd sporten en deelnemen aan andere stressverlagende activiteiten om de energie op het werk te maximaliseren.

F - Z

  • Efficiënt vergaderen; vasthouden aan tijdschema's voor vergaderingen.
  • Gelijkaardige taken groeperen om de overgangstijd te beperken.
  • Zorgen voor een georganiseerde werkruimte.
  • Multitasking ; soepel overschakelen van de ene taak naar de andere.
  • Openheid voor efficiëntere manieren om dingen te doen.
  • Organiserende digitale bestanden om ze gemakkelijk terug te vinden.
  • Plan je dag de avond ervoor of vroeg in de ochtend.
  • Prioriteren van verzoeken en verzoeken.
  • Prioriteren van een lijst met projecten en focussen op taken met een hogere waarde met meer directe deadlines.
  • stiptheid.
  • Mobiele telefoons opzij leggen om de afleiding van persoonlijke berichten te elimineren, tenzij dit nodig is voor het werk.
  • Het beoordelen van de prestaties en het elimineren van afwijkingen van prioriteiten.
  • Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse doelen stellen.
  • Realistische normen stellen voor kwaliteit en perfectionisme vermijden.
  • Specifieke tijden instellen voor het beantwoorden van e-mail.
  • Korte pauzes nemen om energie te herstellen.
  • Elk stuk papier aanraken of elke e-mail slechts één keer lezen, indien mogelijk.

Hoe u uw vaardigheden kunt laten opvallen

Voeg relevante vaardigheden toe aan je cv: Voor uitvoerende assistenten en managers zijn de hierboven genoemde tijdmanagementvaardigheden belangrijk om: opnemen in je cv .

Markeer vaardigheden in uw sollicitatiebrief: Bij het aandachtig lezen van de functiebeschrijving, noteer in je brief soortgelijke projecten waar timemanagement centraal stond.

Gebruik vaardigheidswoorden in uw sollicitatiegesprek: Bekijk deze interviewvragen voor tijdmanagement voorafgaand aan uw sollicitatiegesprekken, zodat u voorbereid bent om te reageren met specifieke voorbeelden van hoe u uw werkdruk effectief beheert.

Artikelbronnen

  1. O * NET Online. ' Vaardigheden — Tijdmanagement .' Toegankelijk op 16 december 2021.