Introductie-etiquette voor zakenlieden en zakenvrouwen

•••

Paul Bradbury / Getty Images

Regels voor zakelijke etiquette voor het introduceren van mensen in een zakelijke omgeving verschillen niet veel van de geaccepteerde gebruiken van persoonlijke introducties in een sociale omgeving. Helaas zijn de introductieregels niet zo rechtlijnig en eenvoudig als je zou denken, en wie je als eerste introduceert, doet ertoe.

In de meeste sociale omgevingen in de VS (en in feite wereldwijd) wordt het bijvoorbeeld nog steeds als gebruikelijk beschouwd en de voorkeur gegeven dat vrouwen aan mannen worden voorgesteld (in plaats van dat mannen aan vrouwen worden voorgesteld). Maar naarmate vrouwen meer gelijkheid bereiken, verandert deze regel, vooral in de Amerikaanse zakenwereld.

Situaties Sociale en zakelijke introductieregels zijn hetzelfde

In zowel zakelijke als sociale situaties moet u altijd het volgende introduceren:

• Jongere mensen tot oudere mensen
• Junior-ranking professionals om senior-ranking professionals
• Zakelijke contacten en personeel aan klanten
• Persoonlijke kennissen en familieleden tot zakelijke professionals bij het bijwonen van een zakelijke functie
• Gasten naar hun gastheren

Met andere woorden, als een blijk van respect, introduceer mensen met een lagere status bij die met een hogere status, of dat nu een sociale of professionele status betekent. Hoe verouderd en oneerlijk dit ook mag klinken, dit protocol voor het introduceren van mensen wordt in de VS en veel andere landen nog steeds als sociaal acceptabel (en vaak verwacht) beschouwd.

Vermijd discriminatie

Het is belangrijk op te merken dat u in geen geval introductieregels mag gebruiken om mensen van een ander ras, kleur, religie of seksuele voorkeur sociaal te definiëren als iemand met een lagere status. Dit zou puur ongepast en discriminerend zijn.

Het doel van 'ontworpen' introducties is om respect te tonen voor de veronderstelde sociale orde op basis van positie of prestatie, en niet om andere mensen te vernederen of te 'classificeren' als inferieur.

Sociaal protocol voor het introduceren van mensen in een zakelijke situatie

In een zakelijke omgeving stelt u mensen altijd voor door eerst hun titel en volledige naam te zeggen, gevolgd door een korte, interessante of relevante informatie over de mensen die u voorstelt.

Als u bijvoorbeeld Sally Rider, een van uw reclame- en marketingmanagers, voorstelt aan Dr. Jennifer Wilkins, een zakelijke klant, stelt u Sally (een ondergeschikte werknemer) voor aan de senior professional (in dit geval de klant):

'Dr. Jenkins, dit is Sally Rider, onze topmanager op het gebied van reclame en marketing die uw account bij ons persoonlijk zal afhandelen. Sally, dit is dr. Jennifer Wilkins. Ze leidt de afdeling vrouweneducatie van het Advanced Institute for Business Women. Dr. Wilkins is geïnteresseerd in nieuwe manieren om hun onderwijsprogramma's voor vrouwen op de markt te brengen.'

Als de persoon die je voorstelt geen titel heeft, je hun titel niet kent, of het te formeel lijkt voor een bepaalde setting, kun je hun naam eerst aanbieden, maar nog steeds informatie geven over wat ze doen.

Hoe te reageren op een inleiding?

Als iemand net aan u is voorgesteld, moet uw reactie oprecht, kort en eenvoudig zijn. U moet ook de naam van de persoon herhalen aan het einde van uw begroeting.

Het herhalen van de naam van de persoon aan wie je zojuist bent voorgesteld, heeft twee doelen: het toont beleefdheid respect , en het helpt je om de naam van de persoon te onthouden. Je kunt ook een korte opmerking over de persoon toevoegen (niet over jezelf):

Bijvoorbeeld:

• Het is zo leuk u te ontmoeten, Dr. Wilkins. Ik volg je werk al jaren met veel enthousiasme.
• Het is geweldig u eindelijk te ontmoeten, Dr. Wilkins. Ik kijk er naar uit om met jou te werken.

Hoe te reageren op een inleiding als u de titel niet weet?

Als iemand aan u is voorgesteld zonder naar hun titel te verwijzen (d.w.z. dokter, meneer, mevrouw, mevrouw, enz.), moet u uw gezond verstand gebruiken in uw antwoord. In uw reactie moet rekening worden gehouden met de reden waarom u wordt voorgesteld. Is de introductie een sociale beleefdheid of bedoeld om u in contact te brengen met het doel van: een nieuwe relatie aangaan ?

In de meeste gevallen vereisen introducties als een sociale beleefdheid een meer formeel antwoord (met titels en achternamen), terwijl introducties om zakelijke relaties op te bouwen tussen mensen van gelijke status over het algemeen meer ontspannen kunnen zijn.

Als u bijvoorbeeld wordt voorgesteld aan iemand met wie u mogelijk werkt of samenwerkt, of iemand met een gelijke sociale of professionele status, kunt u hun voornaam gebruiken in uw antwoord: Het is een genoegen u te ontmoeten, Margaret.

Als u wordt voorgesteld aan een potentiële nieuwe baas of iemand die uw oudste is of zal zijn, wees dan formeler en voeg hun titel toe: Het is een genoegen u te ontmoeten, mevrouw Dixon.

Bij twijfel, of de introductie wordt aangeboden als beleefdheid of is erg formeel, voeg altijd een titel toe. Dit toont respect en stelt de persoon die wordt voorgesteld in staat om te beslissen of ze al dan niet met de voornaam bij je willen zijn.

Hoe te reageren op een formele kennismaking met zakenmensen

Voeg eenvoudig Mr. toe voor hun achternaam. Als John Smith bijvoorbeeld aan u is voorgesteld, zou een acceptabel antwoord kunnen zijn: Het is een eer u te ontmoeten, meneer Smith.

Hoe te reageren op een formele kennismaking met zakenvrouwen

Ga altijd met mevrouw mee als u de burgerlijke staat of titel van een vrouw niet weet. Het onjuist gebruiken van mevrouw is voor sommige vrouwen beledigend, terwijl het noemen van een vrouw mevrouw (zelfs als het verkeerd wordt gebruikt) lang niet zo beledigend is. Spreek nooit een vrouw aan met: Missen tenzij ze specifiek aan u is voorgesteld als juffrouw.