Personeelszaken

Controlelijst voor prestatiebeheerprocessen

Een stapsgewijze checklist

Magazijnmedewerker en manager bespreken de werknemer

•••

Phil Boorman / Getty Images

Functioneringsgesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelingsformulieren, hoe je ze ook wilt noemen, laten we ze weg noemen. Als een op zichzelf staande, jaarlijkse aanval, wordt een functioneringsgesprek universeel niet leuk gevonden en vermeden.

Hoeveel mensen in uw organisatie willen immers horen dat ze vorig jaar niet perfect waren? Hoeveel managers willen de argumenten en het verminderde moreel onder ogen zien die het gevolg kunnen zijn van het prestatiebeoordelingsproces?

Hoeveel supervisors vinden dat hun tijd professioneel goed wordt besteed? documenteren en bewijs leveren om hun feedback te ondersteunen - het hele jaar door? Bovendien is het mogelijk dat de belangrijkste resultaten voor de prestatiebeoordeling, van de baan van elke persoon, niet gedefinieerd of meetbaar zijn in uw huidige werksysteem. Maak het beoordelingssysteem een ​​stap moeilijker te beheren en koppel de salarisverhoging van de werknemer aan hun numerieke beoordeling.

Als het werkelijke doel van het functioneringsgesprek de ontwikkeling van medewerkers en organisatieverbetering is, overweeg dan over te stappen naar een prestatiebeheer systeem. Leg de focus op wat u echt in uw organisatie wilt creëren: prestatiebeheer van werknemers en ontwikkeling van werknemersprestaties.

Als onderdeel van dat systeem wilt u deze checklist gebruiken om uw deelname aan het prestatiebeheer- en ontwikkelingsproces te begeleiden. U kunt deze checklist ook gebruiken om u te helpen bij een meer traditioneel prestatiebeoordelingsproces. De checklist geeft de stappen die u nodig hebt om te slagen in elk prestatiebeheersysteem.

Als u deze checklist volgt, biedt u een prestatiebeheer- en ontwikkelingssysteem dat de beoordelingsproces die u momenteel beheert. Medewerkers zullen zich beter voelen door deel te nemen, hun bijdragen te bespreken en te kijken naar manieren om hun prestaties te verbeteren. Het prestatiebeheersysteem kan zelfs een positieve invloed hebben op de prestaties - en dat is uw doel. Rechts?

Voorbereiding en planning voor prestatiebeheer

Aan de voorkant wordt veel werk geïnvesteerd om een ​​traditioneel beoordelingsproces voor werknemers te verbeteren. Managers kunnen zelfs het gevoel hebben dat het nieuwe proces te tijdrovend is.

Als het fundament van de ontwikkelingsdoelen eenmaal is gelegd, neemt de tijd om het systeem te beheren echter veel af. Elk van deze stappen wordt genomen met de medewerking en medewerking van de medewerker, voor het beste resultaat.

Prestatiebeheer en -ontwikkeling in het algemene werksysteem

  • Definieer het doel van de functie, taken en verantwoordelijkheden.
  • Definieer prestatiedoelen met meetbare resultaten.
  • Definieer de prioriteit van elke taakverantwoordelijkheid en doel.
  • Definieer prestatienormen voor de belangrijkste onderdelen van het werk.
  • Houd tussentijdse besprekingen en geef feedback over de prestaties van medewerkers, bij voorkeur dagelijks, samengevat en besproken, ten minste driemaandelijks. (Geef positieve en constructieve feedback.)
  • Houd een overzicht van de prestaties bij door middel van kritieke incidentrapporten. (Maak aantekeningen over bijdragen of problemen gedurende het kwartaal, in een personeelsdossier. Richt u alstublieft op zowel de positieve als de negatieve aspecten van het functioneren van de werknemer)
  • Bied de mogelijkheid voor bredere feedback. Gebruik een 360-graden prestatiefeedbacksysteem waarin feedback is verwerkt van collega's, klanten en mensen die aan hen rapporteren.
  • Ontwikkel en beheer een coaching- en verbeterplan als de medewerker niet aan de verwachtingen voldoet.

Onmiddellijke voorbereiding voor de planningsbijeenkomst voor prestatieontwikkeling

  • Plan de Performance Development Planning (PDP)-vergadering en definieer het voorbereidende werk met het personeelslid om het Performance Development Plan (PDP) te ontwikkelen.
  • Het personeelslid beoordeelt persoonlijke prestaties, documenteert opmerkingen over zelfevaluatie en verzamelt de benodigde documentatie, inclusief 360-graden feedbackresultaten, indien beschikbaar.
  • De supervisor bereidt zich voor op de POP-vergadering door gegevens te verzamelen, waaronder werkregistraties, rapporten en input van anderen die bekend zijn met het werk van de medewerker.
  • Beide kijken naar hoe de medewerker presteert op alle criteria, en denken na over mogelijke ontwikkelpunten.
  • Ontwikkel een plan voor de POP-vergadering met antwoorden op alle vragen over de prestatie-ontwikkelingstool met voorbeelden, documentatie, enzovoort.

De bijeenkomst over het prestatieontwikkelingsproces (PDP)

  • Zorg voor een comfortabele, persoonlijke omgeving en een goede verstandhouding met de medewerker.
  • Bespreek en maak overeenstemming over het doel van de vergadering, om een prestatie-ontwikkelingsplan .
  • De medewerker bespreekt de prestaties en voortgang die hij gedurende het kwartaal heeft bereikt.
  • De medewerker identificeert manieren waarop hij zijn professionele prestaties verder zou willen ontwikkelen, waaronder trainingen, opdrachten, nieuwe uitdagingen, enzovoort.
  • De leidinggevende bespreekt de prestaties voor het kwartaal en stelt manieren voor waarop de medewerker zijn prestaties verder kan ontwikkelen.
  • Voeg de gedachten van de leidinggevende toe aan de door de medewerker geselecteerde ontwikkelings- en verbeteringsgebieden.
  • Bespreek gebieden van overeenstemming en onenigheid en bereik consensus.
  • Onderzoek de taakverantwoordelijkheden voor het komende kwartaal en in het algemeen.
  • Maak afspraken over prestatienormen voor de belangrijkste functieverantwoordelijkheden.
  • Stel doelen voor het kwartaal.
  • Bespreek hoe de doelen de verwezenlijking van het bedrijfsplan van de organisatie, de doelstellingen van de afdeling enzovoort ondersteunen.
  • Spreek voor elk doel een meting af.
  • Ervan uitgaande dat de prestaties bevredigend zijn, stel dan een ontwikkelingsplan op met de medewerker, dat hem helpt om professioneel te groeien op manieren die voor hem belangrijk zijn.
  • Als de prestaties niet bevredigend zijn, ontwikkel dan een schriftelijk plan voor prestatieverbetering en plan vaker feedbackbijeenkomsten. Herinner de werknemer aan de gevolgen van aanhoudende slechte prestaties.
  • De leidinggevende en de medewerker bespreken feedback van medewerkers en constructieve suggesties voor de leidinggevende en de afdeling.
  • Bespreek tijdens de vergadering al het andere dat de supervisor of werknemer zou willen bespreken, hopelijk, het handhaven van de positieve en constructieve omgeving die tot nu toe tot stand is gebracht.
  • Onderteken de prestatie-ontwikkelingstool wederzijds om aan te geven dat de discussie heeft plaatsgevonden.
  • Beëindig de vergadering op een positieve en ondersteunende manier. De leidinggevende spreekt het vertrouwen uit dat de medewerker het plan kan uitvoeren en dat de leidinggevende beschikbaar is voor ondersteuning en hulp.
  • Stel een tijdschema in voor een formele follow-up, meestal per kwartaal.

Na de vergadering over het prestatieontwikkelingsproces

  • Als een prestatieverbeteringsplan nodig was, volg dit dan op de aangegeven tijden op.
  • Follow-up met prestatiefeedback en discussies regelmatig gedurende het kwartaal. (Een medewerker mag nooit verbaasd zijn over de inhoud van feedback op het prestatieontwikkelingsgesprek.)
  • De supervisor moet verplichtingen nakomen met betrekking tot het overeengekomen ontwikkelingsplan, inclusief tijd die nodig is buiten het werk, betaling voor cursussen, overeengekomen werkopdrachten, enzovoort.
  • De leidinggevende moet reageren op de feedback van afdelingsleden en medewerkers laten weten wat er is veranderd op basis van hun feedback.
  • Stuur de juiste documentatie door naar het Human Resources-kantoor en bewaar een kopie van het plan voor gemakkelijke toegang en verwijzing.